高卒の就職｜秘書って何をするの？

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高卒の就職｜秘書って何をするの？

秘書に興味があるけど…。
仕事内容がわからない。

このような疑問にお答えします。

この記事では、高卒で就職を考えている方に向けて「秘書の仕事内容」をご紹介していきます。後半部分では「秘書を目指す方におすすめの資格」や「秘書に向いている人の特徴」もご紹介しておりますので、ぜひ最後までお付き合いくださいね。なお、秘書の平均年収について知りたい方は「秘書の平均年収は？高年収の秘書の特徴・年収アップを目指す方法」をご覧ください。

【目次】
高卒の就職｜秘書とは？
高卒の就職｜秘書の仕事内容
【高卒の就職｜秘書の仕事内容１】スケジュール管理
【高卒の就職｜秘書の仕事内容2】来客・電話・メール対応
【高卒の就職｜秘書の仕事内容3】文書の作成・管理
【高卒の就職｜秘書の仕事内容4】身の回りの環境整備
【高卒の就職｜秘書の仕事内容5】各種手配業務
高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格３つ
【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格1】秘書技能検定
【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格2】MOS
【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格3】ビジネス文書検定
高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴３つ
【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴1】サポートすることが好きな人
【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴2】秘密を守れる
【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴3】細かい気遣いができる人
高卒の就職｜秘書を目指す方へ
まとめ

 

 

高卒の就職｜秘書とは？

まずは秘書についてご説明します。秘書とは、企業の「経営陣」や「管理職」の総合的なサポートを行う仕事。忙しい担当上司が業務に専念できるよう様々な調整や準備を行います。秘書の仕事は、華やかなイメージを持たれることが多いですが、実際には「上司のスケジュール管理」や「会議準備」など、地道な事務作業が仕事の大半を占めています。なお、秘書には、企業の経営幹部を補佐する「企業秘書」、医療機関の経営者や医師などを補佐する「医療秘書」、弁護士や司法書士などを補佐する「法律秘書」など、たくさんの種類がありますよ。秘書の種類については、実際に求人情報を見るとわかると思いますので、気になる方は「高卒向けに秘書を紹介しているサイト」や「秘書の仕事内容を紹介しているサイト」をご覧ください。

 

 

高卒の就職｜秘書の仕事内容

ここでは、秘書の主な仕事内容をご紹介します。細かい点は働く会社の規模や体制、業種によって異なります。ですので、秘書全般に共通する仕事内容だけをご紹介しますね。

 

【高卒の就職｜秘書の仕事内容１】スケジュール管理

秘書の仕事１つ目は『スケジュール管理』です。秘書は上司のスケジュールを管理します。いかに効率よく仕事をしてもらえるスケジュール組みをするかがポイントですよ。 

 

【高卒の就職｜秘書の仕事内容2】来客・電話・メール対応

秘書の仕事2つ目は『来客・電話・メール対応』です。上司に来客があった際は、秘書が応接室に案内をしたり、必要な書類を用意したりします。また、上司が不在の際に電話があったら、代わりに対応するのも秘書の仕事です。

 

【高卒の就職｜秘書の仕事内容3】文書の作成・管理

秘書の仕事3つ目は『文書の作成・管理』です。上司の業務に関連する社内文書や社外文書の作成、管理も秘書が行います。なお、作成する書類の種類は様々ですよ。

 

【高卒の就職｜秘書の仕事内容4】身の回りの環境整備

秘書の仕事4つ目は『身の回りの環境整備』です。上司が快適に、効率よく仕事ができるように「身の回りの環境」を整えることも秘書の大切な仕事です。会議室・応接室の予約、執務室の清掃、備品の調達・管理など、総務や庶務の管轄である仕事も、上司の業務効率化を図るため、秘書が行うことがあります。実際に「高卒向けに秘書の仕事を紹介しているサイト」を見ると、身の回りのお世話が仕事内容に含まれておりますよ。

 

【高卒の就職｜秘書の仕事内容5】各種手配業務

秘書の仕事5つ目は『各種手配業務』です。上司が出張する際の「新幹線」や「飛行機」の予約、そして「会食時のレストラン予約」といった手配も秘書が行います。

 

 

高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格３つ

秘書に必要な資格はありませんが、基本的な「ビジネスマナー」や最低限の「パソコンスキル」は必要です。そのため、高卒で秘書を目指す方には「ビジネスマナー」や「パソコンスキル」の証明ができる資格の取得をおすすめします。以下、秘書を目指す方におすすめの資格です。

 

【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格1】秘書技能検定

秘書を目指す方におすすめの資格1つ目は『秘書技能検定』です。秘書技能検定は、公益財団法人 実務技能検定協会が実施する民間資格。秘書のスキルについて、知識を問われる試験となっております。なお、この資格は秘書のことだけでなく、一般常識やビジネスマナーなど、社会で必要とされる問題も出題されます。ですから、秘書として活躍することはもちろん、ビジネスマナーを身につけているという評価を得られるため、転職の際に役立ちますよ。なお、秘書技能検定について詳しく知りたい方は「秘書検定は就職に有利なのか？試験の特徴や取得メリットを紹介」をご覧ください。

 

【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格2】MOS

秘書を目指す方におすすめの資格2つ目は『MOS』です。MOSとはMicrosoft Office Specialistの略称で、ワードやエクセル、パワーポイントといったマイクロソフトオフィス製品の活用スキルを証明する資格。MOSは、民間資格になりますが、基本的なパソコンスキルを証明できます。なので、パソコン操作に不安を抱えている方におすすめの資格となっております。

 

【高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格3】ビジネス文書検定

秘書を目指す方におすすめの資格3つ目は『ビジネス文書検定』です。ビジネス文書検定とは、実務技能検定協会が主催する民間の検定試験。難易度別に1～3級まであります。秘書に転職すると、社内・社内を問わず、たくさんの提出書類を作成することになります。ですので、ビジネスメールのやり取りに不安のある方はこの検定を受けておくといいでしょう。

 

 

 

高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴３つ

続きましては、秘書に向いている人の特徴を３つご紹介します。以下の特徴がある方は、秘書の適性があるでしょう。

 

【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴1】サポートすることが好きな人

秘書に向いている人の特徴1つ目は『サポートすることが好きな人』です。秘書は、上司を陰で支える「縁の下の力持ち」とも言うべき存在。自分自身が前に出て働く仕事ではありません。あくまでも上司を支える存在として、サポート役に徹する必要があります。そのため、サポートすることに意義を見いだせる人は、秘書としての適性があると言えるでしょう。「高卒向けに秘書の仕事を紹介しているサイト」でも同様のことを言っておりますよ。

 

 

【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴2】秘密を守れる

秘書に向いている人の特徴2つ目は『秘密を守れる』です。秘書がサポートする上司は、企業の経営者や役員など、責任のある立場の人です。そのため、外部に漏らしてはいけない情報を知ることもあり、秘書にとって「秘密を守れる力」は大切です。秘書は、重要な情報を知ってしまった場合でも、自分の胸の内に秘めておくことができる人でないと務まらない仕事だと言えるでしょう。

 

【高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴3】細かい気遣いができる人

秘書に向いている人の特徴3つ目は『細かい気遣いができる人』です。秘書の仕事は、どうすれば上司が快適に働けるのかを、自然と考えられることが重要。そのため、普段から他人に対して細かい気遣いができる人は適性があると言えるでしょう。

 

 

高卒の就職｜秘書を目指す方へ

就職活動を一人で行うと、大事なことを見落としたり、気づかなかったりして失敗を招く可能性があります。なので、高卒から就職する際はサポート役として「就職エージェント」をつけるといいでしょう。就職エージェントを活用すると、求人紹介や選考対策に加え「履歴書の作成」や「面接の練習」なども行ってくれます。さらに、就職エージェントには、求人サイトには掲載されていない「非公開求人」が存在するため、競争率が低い「優良企業の求人」を紹介してくれるかもしれません。秘書への就職を成功させるためにも、ぜひ就職エージェントを活用しましょう。なお、リベンジャーズでは、高卒、中卒、フリーターの方など、学歴を問わずに就職のサポートをしております。「就職活動ってどうするの？」「何から準備していいかわからない…」といった方はお気軽にご相談ください。リベンジャーズへの無料相談は「リベンジャーズ無料会員登録」から行えます。無料相談をご検討中の方はこちらからご予約ください。

 

 

まとめ

では、これまでの内容をまとめると

高卒の就職｜秘書とは？
高卒の就職｜秘書の仕事内容
高卒の就職｜秘書を目指す方におすすめの資格３つ
高卒の就職｜秘書に向いている人の特徴３つ
高卒の就職｜秘書を目指す方へ

以上になります。